Privacy Policy

Informativa completa Soci

Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?
ASD R.C. associato HOG n. 9076 con sede in 00144 Roma, Via AMSTERDAM 76 (di seguito anche Titolare, in qualità di titolare del trattamento, si preoccupa della riservatezza dei tuoi dati personali e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
Il Titolare mette in pratica policy e prassi con riferimento alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.
Se hai domande sulle policy e le prassi adottate dal Titolare puoi contattarlo all’indirizzo:
privacy@romachapter.com

Come e perché il Titolare raccoglie e tratta i tuoi dati?
Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali:

• Nome e cognome
• Luogo e data di nascita
• CAP e Comune di residenza
• Titolo di studio / professione
• Nazionalità
• Sesso
• Codice fiscale
• Immagini / video
• Indirizzo fisico e telematico
• Numero di telefono fisso e/o mobile
• Account social media
• Identificativi motoveicolo/i di proprietà

I dati raccolti servono al Titolare per adempiere a finalità strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto contrattuale e/o precontrattuale e all’adempimento degli obblighi di legge e di regolamento a cui il Titolare è tenuto in funzione dell’attività esercitata.
La comunicazione dei tuoi dati personali avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per la gestione del rapporto instaurato, e anche per rispondere a determinati obblighi di legge. Ogni comunicazione che non risponde a tali finalità sarà sottoposta al tuo consenso. I tuoi dati (quali nome, cognome, indirizzo fisico o logico, numero di telefono mobile e/o fisso) potranno essere trattati anche l’invio di comunicazioni di carattere promozionale dei servizi/attività forniti dal Titolare solo se tu autorizzi il trattamento e/o se non ti opponi a questo.
Il Titolare non trasferisce i tuoi dati personali all’estero. I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.
I dati personali che ti riguardano saranno trattati per le finalità che seguono:

1. la gestione del rapporto associativo e dei conseguenti adempimenti anche normativi, inclusa la tenuta dei libri sociali, delle scritture e dei libri di rilevanza contabile e fiscale per:
   1. Svolgimento delle attività derivanti dalla partecipazione associativa e/o dalla carica ricoperta e comunque delle attività statutarie
   2. Adempimento di obblighi di legge e derivanti dal rapporto instaurato
   3. Adempimenti derivanti dall’applicazione dello Statuto e del Regolamento di attuazione del Titolare
   4. Adempimento di obblighi di rendicontazione economico-finanziaria e associativa

I tuoi dati possono essere comunicati/raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:

• altri titolari del trattamento
• le strutture HOG nonché società, associazioni promosse e/o collegate e/o collaterali alla HOG in
  virtù del rapporto associativo
• provider di servizi informatici;
• servizi di comunicazione interni alla HOG.

2) per la comunicazione alle strutture HOG, nonché società, associazioni promosse e/o collegate e/o collaterali alla HOG in virtù del rapporto associativo

Finalità	Base giuridica
Comunicazione a terzi quali: le altre strutture della HOG per fini promozionali delle attività del Titolare per gli adempimenti di legge consulenti esterni in materia contabile e fiscale e di gestione del contenzioso provider servizi informatici e di assistenza e manutenzione HW e SW	Svolgimento di attività statutarie Legittimo interesse Adempimento di obblighi di legge e derivanti dal rapporto instaurato Adempimenti derivanti dall’applicazione dello Statuto e del Regolamento di attuazione del Titolare Adempimento di obblighi di rendicontazione economico-finanziaria e associativa Adempimento di obblighi di trasparenza e di rendicontazione economico – associativa

Titolare non trasferisce i tuoi dati personali all’estero (paesi extra UE).
La comunicazione riguarda le categorie di dati la cui trasmissione e/o divulgazione si rendano
necessarie per lo svolgimento delle attività e il perseguimento delle finalità del Titolare nella gestione
del rapporto instaurato. Il relativo trattamento non richiede il consenso dell’interessato nel caso in
cui lo stesso avvenga a fronte di obblighi di legge o per dar corso agli obblighi derivanti dal rapporto
in essere o nel caso dovesse ricorrere altra ipotesi di esclusione (in specie applicazione del legittimo
interesse del Titolare espressamente prevista anche in dipendenza della corretta applicazione della
normativa vigente e dei regolamenti di interesse, o anche mediante soggetti terzi individuati quali
responsabili del trattamento).

3) per attività di sicurezza informatica

Finalità	Base giuridica
controllo e monitoraggio dell’utilizzo della strumentazione e delle infrastrutture informatiche di pertinenza delle strutture HOG nonché società, associazioni promosse e/o collegate e/o collaterali alla HOG in virtù del rapporto associativo implementazione procedure di rilevazione e notificazione delle violazioni di dati personali (data breach)	Svolgimento di attività derivanti dal rapporto instaurato. Adempimento di obblighi di legge (rilevazione e notificazione di eventi di data breach) Legittimo interesse

4) per la comunicazione a terzi al fine dell’invio di comunicazioni promozionali delle loro attività/servizi

Finalità	Base giuridica
Comunicazione a terzi quali: le strutture HOG nonché società, associazioni promosse e/o collegate e/o collaterali alla HOG in virtù del rapporto associativo	Il tuo consenso

La comunicazione riguarda le categorie di dati sopra elencate e nello specifico:

• Nome, cognome
• Indirizzo fisico e telematico
• Numero di telefono fisso e/o mobile
• Identificativi motoveicolo/i di proprietà

5) per l’invio di comunicazioni di carattere promozionale da parte del Titolare

Finalità	Base giuridica
Invio di SMS, e-mail, posta cartacea, telefonate	Il tuo consenso

6) Per fini statistici

Finalità	Base giuridica
Analisi statistiche da parte del Titolare	Legittimo interesse del Titolare

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?
Quelli tra i tuoi dati, raccolti o comunque ottenuti dal Titolare indicati si intendono necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per Il Titolare di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero a:

• la gestione della richiesta di partecipazione all’evento/conferenza;
• gli adempimenti, anche legali, che derivano dal rapporto instaurato.
  Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:
• permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali;
• permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestione del contratto.

Che cosa succede se non dai il tuo consenso al trattamento dei dati personali per finalità di invio di comunicazioni promozionali delle attività/servizi propri del Titolare?
Il trattamento dei tuoi dati personali non avverrà per tali finalità; ciò non comporterà effetti per il trattamento dei tuoi dati per le finalità principali, né per quello per cui hai già dato il tuo consenso, se richiesto.
Nel caso tu abbia dato autorizzazione e dovessi successivamente revocarla o opporti al trattamento per finalità di marketing, i tuoi dati non saranno più trattati per le attività di marketing, senza che ciò comporti conseguenze o effetti pregiudizievoli per te.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?
Come
Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei e/o procedure informatiche da parte di soggetti appositamente autorizzati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano.
Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi stabilite di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento o le cui finalità siano nel caso esaurite; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.
Il Titolare Garantisce che i dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti non saranno utilizzati salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.

Dove – I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici ed elettronici, situati all’interno dello spazio economico europeo, e sono assicurate misure di sicurezza in merito.

Quanto tempo – I tuoi dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del rapporto con il Titolare e per gli adempimenti, anche di legge, che ne conseguono.

In particolare:

dati identificativi dati relativi alla partecipazione associativa e/o alla carica ricoperta account social media	Durata del rapporto associativo/statutario Sono fatti salvi: la risoluzione del rapporto associativo (a qualsiasi titolo) per come stabilita nello Statuto e nel Regolamento del Titolare Salvo, ancora, l’eventuale contenzioso se comporta una proroga dei termini predetti, per il tempo necessario al perseguimento della relativa finalità
Dati informatici (log di accesso ai sistemi e alla rete e/o indirizzi IP)	La durata della conservazione dipende dal rischio presunto e/o rilevato e dalle conseguenze pregiudizievoli che ne derivano, fatte salve le misure per rendere i dati anonimi o atte a limitarne il trattamento In ogni caso, i dati dovranno essere conservati (con decorrenza dalla conoscenza/rilevazione dell’evento di pericolo o di data breach) per il tempo necessario a procedere alla notificazione all’autorità garante della violazione dei dati rilevati mediante le procedure implementate dal Titolare, e comunque a rimediarvi
Dati personali identificativi (nome, cognome, indirizzo fisico e telematico, numero di telefono fisso e/o mobile) per l’invio di comunicazione di natura promozionale dei servizi/attività	Fatta salva la revoca del consenso nel caso prestato, la durata della conservazione risponde ad un massimo di 24 mesi dalla prestazione del consenso stesso.

Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.

Quali sono i tuoi diritti?
I diritti che ti sono riconosciuti ti permettono di avere sempre il controllo dei tuoi dati. I tuoi diritti sono quelli di:

• accesso;
• rettifica;
• revoca del consenso
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità.
  In sostanza, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi:
• ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;
• accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
• cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup nel caso in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i tuoi dati personali, se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, ti informerà e ti metterà al corrente dei motivi della proroga.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta scrivi al Titolare all’indirizzo privacy@romachapter.com
Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?

Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse, inviando la tua richiesta al Titolare all’indirizzo:

ASD R.C. Via Amsterdam 75, 00144 Roma
privacy@romachapter.com

Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta.

A chi puoi proporre reclamo?
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, puoi presentare un reclamo all’autorità garante per la protezione dei dati personali, a meno che tu non risieda o non svolga la tua attività lavorativa in altro Stato membro. In tale ultimo caso, o in quello in cui la violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali avvenga in altro paese dell’Ue, la competenza a ricevere e conoscere il reclamo sarà delle autorità di controllo ivi stabilite.

Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.

La presente modulistica viene approvata
Presidente ASD R.C. Lorenzini Martina